テックバイザーでやっているファイリング方法

士業はなんでもそうですが、書類のファイリングをちゃんとやることは特許事務所の重要業務です。万一、書類を紛失したりしようものならどえらい損害が発生し得ます。今回は、テックバイザーでやっているファイリング方法をご紹介します。

最大のポイントは、あらゆる紙の書類はすぐにScanSnapでスキャンして日付を付けてファイルサーバ(RAIDおよびクラウドでバックアップ)に保存するということです。ファイル名には必ずYYMMDD形式の日付を先頭に付けます。こうしておくとサーバ上でファイルがどこにあるかわからなくなった時でも日付をキーに探せますし、「2013年10月頃のはずなんだが..」なんて時でも”1310″をキーにすれば探せます。契約書や登録証のように万一オリジナルを破損すると大変なことになる書類は、ScanSnapではなく別のフラットベッドのスキャナーでスキャンします。

元の紙書類は、単なる通知に過ぎないもの(識別番号通知等)はシュレッダーにかけて捨てますが、他の書類は念のために紙で残します。契約書等捺印があるものは当然オリジナルも絶対残します。紙の書類は俗に包袋とも呼ばれる大型に封筒に案件ごとに分類して入れます。よほどのことがない限り、紙の書類にアクセスすることはないので、順番も考えず突っ込んでいます(紛失しなければよいので)。紙の封筒だと耐久性に難ありなので、こういう塩ビのマチ付の封筒を使っています。

ここで、重要なポイントは机上にこういうファイルスタンドを用意しておいて、スキャンしたけどまだ分類整理していない書類用のバッファーを用意しておくことです。最終的に封筒に分類するのがめんどくさいことを理由にしてスキャンせずに机上に書類が溜まっていく(書類を横に積んでおくのは机上が散らかる最大の要因です)という事態を避けるために、「とりあえずスキャン→ファイルスタンドに突っ込む」というシンプルなパスを用意しておいて、ファイルスタンドが一杯になった段階で最終的な整理先である封筒に分類するというやり方にしています。

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