【実務者向け】海外代理人とのメールにおける注意点

海外代理人との英文メールのやり取りにおいて普段気を付けていることをまとめてみました。挨拶文は書かずいきなり用件から書くといった、英文ビジネスメールにおける一般的お作法は大前提なので、ここでは触れません。

1.受領通知(ACK)を返す

メールの中身を読んで作業に入る前に、メールを受信した段階ですぐに受領通知を返した方が良いと思います。AcknowledgedとかReceived with thanksと返せば十分です。海外代理人でもちゃんとしたところはこの習慣を守っています。

特に期日があるものについては、てっきり作業中なんだろうなと思っていたらが、実はメールが届いてなかったなんてことがあると大変なので、この習慣を付けておくことは重要です。向こうがACKを返してくれないときはこちらのメールにPlease acknowledge safe receipt of this mail.とでも書いておけばよいでしょう。

今でもメールが届かないことなんてあるのと思われるかもしれませんが、共用のSMTPサーバが迷惑メールの送り手に使われており、そのSMTPからのメール全体がSPAM扱いで受信拒否にされていたことが実際ありましたのでまったくないとは言えません。届かなかったことはこちらでは数日後にならないとわからないので、期日が厳しい用件だと大変なことになります。

また、期日が厳しい用件でACKが帰ってこないときは別のメールサーバ(Gmail等)から送り直す等もした方がよいと思います。

2.件名に整理番号を入れる

メールの件名に案件の整理番号を入れておくと、メールのやり取りの途中で件名が変わったり、メールのスレッドが切れた場合でも、後で検索するときに楽になります。こちらの整理番号(OurRef)だけでなく、先方の番号(YouRef)も入れておいた方がよいでしょう。

これは日本におけるクライアントとのやり取りでもやっておいた方がよいでしょうね。

3.重要な依頼は添付レター形式で

出願の依頼や登録料支払いの依頼等の重要な用件はメールの地の文に書かず、別途、レター形式のPDFファイルを作って添付ファイルにした方がよいと思います。メールの地の文に書くと、重要な情報が正しく伝わらなかったり、書式が崩れて見にくかったり、後で検索しにくかったり、万一言った言わないの話になった時に証拠として使いにくかったりするからです。

以前、某海外代理人に登録料納付してよいかとメールしたときの返信に「添付ファイルを参照してください」と書いてあって、添付のレターには「登録料納付願います」と書いてありました。だったら最初からメールの地の文に書けよと思いましたが、金の動きが関連する用件については必ずレター形式で書くことにしているのだなと思い、弊所でも真似することにしました。もちろん、ちょっとしたやり取りまでいちいち添付ファイルにする必要はないとは思います。

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