【実務者向け】弊所でやっている期日管理の方法

特許実務上きわめて重要なポイントに期日管理があります。法律で定められている期日をミスにより忘れて取れる特許が取れなかったり、権利が消滅してしまったりするとどえらいことになります。

弁理士の業務上の損害賠償を補償してくれる保険商品がありますが、そのパンフレットの事例集を見ると、特許料の納付を忘れてしまいクライアントから1億円の損害賠償を請求されたとか、読んだだけで胃が痛くなるような事例が満載です（もちろん弊所でもこの保険には入っています）。

期日管理を含む特許事務管理ソフトがいろいろ売られていますが、カスタマイズできないのが嫌なので、弊所では自前で作ったAccessのデータベースで管理しています。さらに期日管理にはOutlookを活用しています。

たとえば、特許出願をすると、少なくとも3年後の審査請求の期日、1年後の優先権主張の期日管理が必要です。加えて、弊所では出願から10ヶ月後に改良発明および（パリ優先権による海外出願を行なう場合の）翻訳に関するご案内を出しています。

出願するとこれらの期日に相当する予定をOutlookに入力します（ここはAccessアプリケーションと一気通貫で自動化したいところですが、今のところ手作業で入れています）。予定は毒々しい赤色を使って予定表を見たときに目に入りやすいようにしています。また、Outlookのリマインダー機能を使って指定した期間前にメッセージを送るようにしています。

Outlookの予定表はiCloud経由で同期していますので、iPhoneでも、モバイルPCでも、iPadでも閲覧し、リマインダーを受け取ることができます。また、万一メインのPCが壊れてもiCloud上でバックアップは無事です。これはクローズドな特許管理パッケージでは得られないメリットだと思います。

これとは別に長期的な〆切日はホワイトボード（もちろん、会議スペースのホワイトボードではなく、自分の事務スペース内のホワイトボード）に書き、さらに、拒絶理由通知対応の期間など短期的なものは、関連書類に期日を赤マジックででっかく書いた上でコルクボードにピン留めしておく、などのアナログな方法も併用しています。